Regelungen für die E-Mail-Nutzung

Vorbemerkung

Seit Mitte 2008 existiert am URZ eine Dienstanweisung zum "rechtssicheren Umgang mit E-Mails auf den zentralen E-Mail-Servern durch die Administratoren und Service-Desk-Mitarbeiterinnen des URZ". Der Bedarf war durch diverse Vorfälle entstanden, bei denen die Mitarbeiter in rechtliche Grauzonen geraten waren.

An der Universität Leipzig sind private E-Mails nicht verboten. Rechtlich bedeutet dies eine Duldung privater E-Mails. (Im Sinne des Datenschutzes, des Strafgesetzes und der Telekommunikationsgesetzgebung sind private E-Mails also erlaubt). Der Artikel 10 des Grundgesetzes legt fest: "Das Briefgeheimnis sowie das Post-und Fernmeldegeheimnis sind unverletzlich. ". Weiter ausgeführt wird dies in den §§206, 303a StGB, 88 TKG und in Datenschutzgesetzen.

Die direkte Konsequenz daraus ist, dass einmal angenommene E-Mails nicht durch das System gelöscht oder verändert werden dürfen. Ausnahmen bestehen dann, wenn solche E-Mails eine Gefahr für das System darstellen. Das kann man für virenverseuchte E-Mails annehmen, nicht aber für SPAM-Mails.

Daraus ergeben sich einige Schlussfolgerungen: Es darf niemand Zugang zu personengebundenen E-Mails erhalten, wenn der Eigentümer des E-Mail-Kontos nicht nachweisbar zugestimmt hat. (Probleme daraus können u.a. entstehen bei Vertretung bei plötzlicher Abwesenheit oder bei vergessenem Passwort.) Die Sicherung von E-Mails ist erlaubt, eine E-Mail-Archivierung theoretisch auch, nicht aber die freie Recherche, da dabei persönliche Mails zugänglich werden könnten.

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Einrichtung von E-Mail-Konten

Mitarbeiter

Alle Mitarbeiter, die einen Arbeitsvertrag mit der Universität Leipzig haben und direkt über das zentrale Personaldezernat verwaltet werden, erhalten zu Dienstbeginn automatisch ein Uni-Login mit zugehörigem E-Mail-Konto auf dem zentralen Mail-Server (server1).

Studenten

Studenten erhalten mit ihrer Immatrikulation und nach der erstmaligen Begleichung der Semesterbeiträge automatisch ein Uni-Login mit zugehörigem E-Mail-Konto auf dem zentralen studentischen Mail-Server (studserv).

Gäste und Externe

Gäste und Externe werden i.d.R. nicht über das zentrale Personaldezernat verwaltet und können somit nicht automatisch ein Uni-Login zugewiesen bekommen. Zu solchen Gästen und Externen zählen beispielsweise:

  • Mitarbeiter von An-Instituten oder mit Honorarverträgen

  • Emeriti und Ruheständler

  • Externe Partner (z.B. Berater) und Kooperationspartner

  • Gastprofessoren, Gastwissenschaftler, Gast- oder Privatdozenten

  • Externe Doktoranden

  • Praktikanten

Uni-Logins dieser Nutzergruppen können über die dezentrale Gastverwaltung durch die Gastverwalter der jeweiligen Einrichtung angelegt werden. Bei Bedarf und vorliegender Berechtigungen kann hierbei auch ein E-Mail-Postfach auf dem zentralen Mail-Server (server1) beantragt werden. Uni-Logins von Gästen und Externen besitzen immer eine zeitliche Befristung, die aber ggf. durch die Gastverwalter verlängert werden kann.

 

 

Virenbehaftete- und SPAM-E-Mails

Virenbehaftete Mails werden gelöscht, es erfolgt keine Information an Sender oder Empfänger.

SPAM-Mails werden im Titel mit „SPAM – “ markiert. Es erfolgt eine Zustellung inkl. unveränderter E-Mail im Anhang, jedoch keine Information an den Sender. Den weiteren Umgang mit SPAM-Mails muss der Nutzer selbst regeln.

E-Mails an unbekannte Empfänger werden abgewiesen.

Bei nicht erreichbaren Weiterleitungen werden E-Mails zurück an den Absender gesendet.

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Speicherplatzbeschränkungen (Quotas)

Hinweise für Mitarbeiter (server1)

  • Mailbox-Quota 1000 MB.
  • Bei 80% Auslastung der Mailbox erfolgt eine Warn-Mail an den Nutzer.
  • Bei 100% Auslastung der Mailbox werden E-Mails noch bis zu weitere 7 Tage angenommen, sofern die Mailbox nicht 1050 MB überschreitet. Ist diese Zeit abgelaufen bzw. der belegte Speicherplatz nicht wieder kleiner als 1000 MB, werden E-Mails abgewiesen. Der Absender erhält dabei eine E-Mail mit einer Fehlermeldung zurück.
  • Einzelne E-Mails dürfen nicht größer als 50 MB sein. Ansonsten erfolgt eine Fehlermeldung.
  • E-Mails dürfen jeweils nicht mehr als 250 Empfänger aufweisen. Ansonsten erfolgt eine Fehlermeldung.
  • Von einem Client können nicht mehr als 60 E-Mails pro Minute versendet werden. Ansonsten wird eine Pause von drei Stunden eingelegt, danach kann der Prozess fortgesetzt werden.

Hinweise für Studenten (studserv)

  • Mailbox-Quota 300 MB.
  • Bei 90% Auslastung der Mailbox erfolgt eine Warn-Mail an den Nutzer.
  • Bei 100% Auslastung der Mailbox ist keine E-Mail-Zustellung mehr möglich.
  • Einzelne E-Mails dürfen nicht größer als 10 MB sein. Ansonsten erfolgt eine Fehlermeldung.
  • E-Mails dürfen jeweils nicht mehr als 250 Empfänger aufweisen. Ansonsten erfolgt eine Fehlermeldung.

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Verlassen der Universität Leipzig

Mitarbeiter, Gäste und Externe

Vier Wochen vor Ablauf einer Befristung oder bei Bekanntwerden eines Vertragsendes werden die Nutzer benachrichtigt und haben bis zu vier Wochen nach Ablauf der Befristung Zeit, um zu reagieren und die Möglichkeiten einer Verlängerung zu nutzen:

  • Uni-Logins von Mitarbeitern mit Anschlussverträgen werden automatisch verlängert.

  • Mitarbeiter, die nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses weiterhin ihr Uni-Login für universitätsbezogene Tätigkeiten benötigen, können über die Gastverwalter der jeweiligen Einrichtung ein Gastkonto einrichten lassen, das mit dem bisherigen Uni-Login zusammengeführt wird.

  • Alternativ kann für die bisherigen E-Mailadressen eine direkte und befristete Weiterleitung auf eine externe E-Mailadresse ohne Fortbestand des Uni-Logins und des E-Mail-Kontos eingerichtet werden. Die Beantragung erfolgt per E-Mail an useradm(at)uni-leipzig.de

Ohne Reaktion bzw. ohne berechtigte Verlängerung der Befristung erfolgt eine Deaktivierung des Uni-Logins. Innerhalb eines Jahres kann das Uni-Login reaktiviert werden. Danach erfolgt die Löschung des Uni-Logins und des zugehörigen E-Mail-Kontos.

Anmerkung für aus Alters- oder Krankheitsgründen ausgeschiedene Mitarbeiter

Bezugnehmend auf das Kanzlerschreiben vom 07.12.2012 kann eine befristete Weiterführung des Uni-Logins nur von Ruheständlern beantragt werden, die sich in einem Angehörigenverhältnis zur Universität befinden.

Das regelt die Grundordnung der Universität Leipzig vom 06.08.2013 im

§ 5
Mitglieder und Angehörige der Universität


(1) Angehörige der Universität sind auch die Promovierenden, die keine Mitglieder der Hochschule sind sowie die durch Stipendien oder eingeworbene Drittmittel geförderten, in Forschung und Lehre tätigen Wissenschaftlerinnen, die nicht hauptberuflich tätigen Privatdozentinnen, die Habilitierten und im Ruhestand befindliche Professorinnen, die Aufgaben an der Universität wahrnehmen.

(2) Auf Antrag der Fakultät und nach Zustimmung des Senats kann die Rektorin einer Person, welche die Berufungsvoraussetzungen nach § 58 Abs. 1 Nr. 1–3, Nr. 4a SächsHSFG erfüllt, ausnahmsweise die mitgliedschaftliche Stellung einer Hochschullehrerin einräumen, solange die Person Aufgaben an der Universität Leipzig in Forschung und Lehre wahrnimmt.

Sächsisches Hochschulfreiheitsgesetz von 2008

 

Ausscheiden von Studenten

Mit der Exmatrikulation erhalten Studenten an Ihre E-Mail-Adresse auf dem studserv eine Mitteilung über die bevorstehende Löschung. Diese erfolgt nach 4 Wochen.

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Sperren von E-Mail-Konten

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der studserv und server1 nur zur Nutzung der im Menü angebotenen Tools und zum E-Mail-Verkehr vorgesehen ist. Nutzer, die versuchen, andere Tools zu nutzen, Daten anderer Nutzer auszuspähen oder den Server für Mail-Spam (Werbemails, Mailbomben etc.) oder ähnliche Aktionen zu missbrauchen, müssen mit einer sofortigen Sperrung ihres E-Mail-Kontos rechnen.

In seltenen Fällen, z.B. bei juristischen Auseinandersetzungen, sollen E-Mail-Konten von Mitarbeitern sofort und noch während der Laufzeit des Arbeitsvertrages auf Verlangen des Vorgesetzten gesperrt werden.

Dazu folgender Hinweis: Das URZ sperrt E-Mail-Konten nur auf schriftliche Anweisung des Personaldezernenten oder Kanzlers. Die E-Mail eines Vorgesetzten reicht dazu nicht aus. Der Vorgang ist strafrechtsrelevant (§§ 206, 303a StGB zur Datenunterdrückung, Urteil OLG Karlsruhe). Über einen solchen Vorgang wird der Datenschutzbeauftragte informiert.

 

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Unerwartete Abwesenheit (Vertretungsregelung)

Nicht selten wird der Wunsch an das URZ herangetragen, Dritten Zugang zu den E-Mails eines Mitarbeiters zu ermöglichen. Grund dafür ist meist, dass ein Mitarbeiter plötzlich erkrankt ist und die "Arbeit ja weitergehen muss".

Problemlos möglich ist die Einstellung einer Abwesenheitsnachricht auf der Mailbox des Abwesenden durch das URZ, jedoch ohne Angabe eines Grundes.

Das Weiterleiten von E-Mails an einen Vertreter oder der Zugang zu vorhandenen E-Mails setzt zwingend die Einwilligung des Inhabers der Mailbox voraus. Das bedeutet, die Vertretung muss vor der Abwesenheit geregelt werden! Ohne eine Vertretungsregelung wird das URZ auf keine Weisung hin ggf. private Mails Dritten zugänglich machen. Für die Fixierung einer Vertreterregelung für die Mailbox gibt es im Web-Portal die Möglichkeit, Vertreter zu benennen. Ein Vorgesetzter, der Admin oder die zuständige Sekretärin informiert im Vertretungsfall das URZ, worauf hin eine Person aus der Liste als Vertreter eingesetzt wird. Die E-Mails können an den Vertreter in Kopie weitergeleitet werden. Bitte beachten Sie daher, dass die Vertretungsliste aktuell sein muss.

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Passwort-Regeln

Bitte beachten Sie stets die folgenden Passwort-Regeln:

  • Minimum 8 Zeichen (davon sind mindestens 3 Buchstaben und eine Zahl oder ein Sonderzeichen zu vewenden)
  • Umlaute und ß sind ausgeschlossen
  • nutzbare Sonderzeichen:!$%/=?*+#-_.:,@
  • Gross-/Kleinschreibung ist relevant

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Bedeutung des Maildir-Verzeichnisses

Das Verzeichnis "Maildir" darf nicht gelöscht werden, da Sie ansonsten keine E-Mails mehr empfangen können.

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letzte Änderung: 10.06.2016

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Telefon: +49 341 97-33333
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