Gemeinsame Nutzung von E-Mail-Ordnern

Nutzer haben die Möglichkeit, anderen Nutzern den Zugriff auf E-Mail-Ordner zu gewähren, so dass diese gemeinsam genutzt werden können (so genannte "Shared Folder").

Die Erstellung von gemeinsam genutzten Ordnern und die Freigabe für andere Nutzer sollten in unserem Portal https://mail.uni-leipzig.de erfolgen. Eine gemeinsame Nutzung ist danach auch mit anderen E-Mail-Programmen möglich.

Als Zugriffsprotokoll muss dabei IMAP benutzt werden, mit anderen Mitteln (SSH, POP3 usw.) kann auf die gemeinsam benutzten Ordner nicht zugegriffen werden.

Hier einige Hinweise zur Arbeit mit Shared Foldern:

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Ordner einrichten

So gehen Sie vor, um einen geteilten Ordner einzurichten:

In der "Ordner Navigation" wählen Sie die Aktion "Erstellen" aus. Danach geben Sie im Fenster "Sie erzeugen einen Hauptordner" den gewünschten Ordnernamen ein (z.B. ag_netz) und versehen ihn mit dem Prefix "myshared/" (z.B.: myshared/ag_netz). Mit "OK" bestätigen Sie die Eingabe.

Wie diese Ordner in der Ordner Übersicht angezeigt werden, hängt von den vorgenommenen Einstellungen ab. Um die "myshared/"-Ordner als Hauptordner anzuzeigen, nehmen Sie bitte die folgenden Einstellungen vor: 

  • Sonstige Einstellungen
  • Anzeigeeinstellungen für die Ordneransicht und -übersicht
  • Wie sollen Namensräume in dem Ordnerbaum angezeigt werden?
  • Alle Namensräume kombinieren
  • Andere als die eigenen Ordner getrennt anzeigen

Die geteilten Ordner werden nun ohne Prefix als Hauptordner angezeigt. Eventuell kann zusätzlich der Ordner "myshared" als Hauptordner angezeigt werden, er hat allerdings keine Bedeutung.

In einigen E-Mail-Programmen werden geteilte Ordner in der Ordnerhierarchie "myshared" angezeigt.

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Ordner für andere Nutzer freigeben

Damit andere Nutzer auf die oben eingerichteten Ordner zugreifen können, müssen ihnen Rechte zugewiesen werden. Dies passiert unter Einstellungen im Punkt "Gemeinsame Ordner". Wählen Sie hier zunächst den gewünschten Ordner aus, indem Sie auf "Posteingang" klicken und dann den Ordner (in unserem Beispiel "ag_netz") auswählen. Im Feld "Benutzer" wird nun der Benutzername desjenigen angegeben, der Zugriff auf den Ordner erhalten soll. Verwenden Sie hierzu nur das Login-Kennzeichen, nicht die Email-Adresse. Anschließend wählen Sie die Rechte aus (siehe unten) und bestätigen mit "Speichern". Für weitere Nutzer können Sie analog verfahren.

Folgende Rechte können Sie anderen Nutzern einräumen:

  • Liste: Ordner wird in der Liste angezeigt und kann abonniert werden (Portal: Einblenden)
  • Lesen: Ordner kann gelesen werden
  • Markieren (Gelesen): Flag "gelesen" kann gesetzt werden
  • Markieren (Sonstige): Flags können gesetzt werden, außer "gelesen" und "gelöscht"
  • Einfügen: Emails können in den Ordner kopiert/verschoben werden
  • Abschicken: hat keine Bedeutung
  • Verzeichnisse erstellen: Unterordner können erstellt werden
  • Ordner löschen: Ordner kann gelöscht werden
  • Löschen: Flag "gelöscht" kann gesetzt werden (Portal: löschen)
  • Aufräumen: Emails können gelöscht werden (Portal: endgültig löschen)
  • Administrieren: Rechte für andere Nutzer dürfen gesetzt werden

Hinweis: Auch für Ordner, die nicht mit dem Prefix "myshared/" angelegt wurden, können Rechte definiert werden. Diese haben aber keine Bedeutung, da deren Freigabe nicht möglich ist.

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Wie verschiebt man E-Mails in die gemeinsam genutzten Ordner?

Die gemeinsam genutzten Ordner werden auf folgende Weise befüllt:

  1. durch kopieren oder verschieben (Nutzeraktion erforderlich)
  2. durch die Anwendung von Filtern im Portal oder andern E-Mail-Programmen (Nutzeraktion erforderlich)
  3. durch Filter auf dem Server (Hierfür werden die E-Mails bei Ankunft auf dem Server sofort im "Shared Folder/" abgelegt. Voraussetzung ist dabei ein gemeinsames Merkmal (Absender-/ Empfänger-Adresse, Betreff-Zeile). Zur Einrichtung dieser Möglichkeit, setzen Sie sich bitte mit einem der unten aufgeführten Ansprechpartner in Verbindung.

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Wo findet man Ordner, die andere Nutzer freigegeben haben?

Mit der Einstellung "Alle Namensräume kombinieren" unter dem Reiter "Ordner einrichten" findet man in der Hierarchie "shared" die Ordner anderer Nutzer. In der ersten Ebene steht dabei der entsprechende Nutzername. Hier können Sie auch die Einstellung "Andere als die eigenen Ordner getrennt anzeigen" wählen. Sollte "shared" nicht angezeigt werden, so klicken Sie "Ausgeblendete Ordner anzeigen" an. Die gewünschten Ordner sollten nun zu sehen sein.

In anderen E-Mail-Programmen findet man geteilte Ordner in der Hierarchie "shared". Auch hier entspricht die erste Ebene dem anderen Nutzernamen, wobei die Ordner eventuell vorher abonniert werden müssen.

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Ansprechpartner

Wolfram Greinert, Tel.: 97-33325

Kathrin Heyer, Tel.: 97-33347

Katrin Krebs-Aliaga, Tel.: 97-33425

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letzte Änderung: 07.04.2015

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