Kalender

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Funktionen

Der Kalender hat folgende Funktionalitäten:

  • wiederholende Termine mit einer recht flexiblen Einstellmöglichkeit der Häufigkeit
  • ganztägige Ereignisse
  • Kalenderfreigabe
  • Unterstützung des iCalendar-Formats für Export/Import in/aus anderen Kalenderprogrammen
  • Erzeugung von Frei/Besetzt-Informationen
  • Anzeige mehrere anderer Kalender übereinandergeblendet
  • Synchronisation mit Outlook und Thunderbird

Damit ist sowohl der Zugriff auf die Kalender anderer Nutzer (sofern diese freigegeben sind) als auch die Verwendung von Gruppenkalendern z.B. zur Urlaubsverwaltung möglich. 

 

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Navigation und Konfiguration

Im Kalender besteht die Möglichkeit, Einzel- und Gruppentermine zu verwalten. Standardanzeige ist eine kalendarische Übersicht des aktuellen Monats in Tabellenform, wobei der aktuelle Kalendertag verstärkt eingerahmt ist. Durch die Karteireiter (Tag/Arbeitswoche/Woche/Monat/Jahr) kann die Ansicht des Kalenders ausgewählt werden.

Die Navigation ist sowohl über die Menüpunkte "Heute" und "Gehe zu", als auch mit den Pfeilsymbolen (vor- bzw. zurückblättern) in der jeweiligen Kalenderanzeige möglich.

Im Hauptmenüpunkt "Einstellungen" des Portals kann eine Konfiguration des Kalenders vorgenommen werden. Dazu wählen Sie bei "Einstellungen bearbeiten für:" aus der Auswahl "Kalender" aus.

Festlegungen über Darstellungen des Kalenders (z.B. welche Zeitspanne, 1. Wochentag u.ä.), Benachrichtigungen bei Terminen und Einbindungen verschiedener Adressbücher können hier getroffen werden.

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Termine

Termine können über den Menüpunkt „Neuer Termin“ als auch im Kalenderfeld der jeweiligen Ansicht (Tag/Arbeitswoche/Woche/Monat) durch Anklicken des Symbols „ eingetragen werden.

Dadurch wird ein separates sich selbst erklärendes Fenster geöffnet.

Der Termin kann in verschiedenen Kalendern abgelegt werden, sowie bestimmten Kategorien zugeordnet werden. Es ist möglich über aktuelle Termine durch einen Alarm (z.B. E-Mail) benachrichtigt zu werden, sofern Sie zu diesem Zeitpunkt im Portal angemeldet sind. Alle Einstellungen zur Art des Alarms finden Sie auf der Startseite im Menüpunkt „Einstellungen“ (siehe  Bild 2 bei Konfiguration) unter der Auswahl „Kalender“ in „Benachrichtigungen“

Hinweis: Eine Alarmierung über „Popup-Benachrichtigung“ ist nicht empfehlenswert und wird in der nächsten Version nicht mehr unterstützt - besser ist die Nutzung „Eingebettete Benachrichtigung“.

Durch ein Glockensymbol wird in der Terminanzeige ein aktivierter Alarm dargestellt.

Unter „Teilnehmer bearbeiten“ (siehe Bild 4) können die Teilnehmer an bestimmten Terminen im Formular im Sinne einer Kontaktliste eingetragen werden. Es ist hier eine freie Eingabe von E-Mail-Adressen über „Teilnehmer hinzufügen“ möglich, ebenso können Personen aus dem persönlichen Adressbuch übernommen werden. Ist in dem Adressbucheintrag keine Frei/Gebucht-URL für den Teilnehmer vorhanden, kommt es zu folgender Fehlernachricht:

Wenn das Häckchen „Aktualisierungen/Einladungen an alle Teilnehmer schicken“ gesetzt ist, werden die Teilnehmer über den Termin per E-Mail informiert (auch wenn die Frei/Gebucht- Adresse fehlt). In dieser E-Mail sind verschiedene URLs angegeben, worüber der Teilnehmer die Möglichkeit hat, den Termin zu bestätigen, unter Vorbehalt zu bestätigen oder abzulehnen. Der Besitzer des Kalenders hat unter „Teilnehmer bearbeiten“ die Möglichkeit, den Bestätigungsstatus der Teilnehmer einzusehen. Wird ein Termin gelöscht, werden die eingetragenen Kontaktpersonen ebenfalls informiert.

Sofern Kontaktpersonen zu einem Termin eingetragen sind, wird dies durch das Gruppensymbol beim entsprechenden Termin im Kalender angezeigt.

Bei der Verwaltung von Gruppenterminen ist es sinnvoll, bereits über belegte oder freie Zeiten der Teilnehmer informiert zu sein. Diese Abfrage wird durch die Frei/Gebucht- URL gewährleistet. Die Nutzung dieser Funktion setzt folgendes voraus:

  • Der Teilnehmer muss im eigenen Adressbuch des Kalendereigentümers eingetragen sein (Neueintrag über „Startseite“ -> „Adressbuch“ -> „Neuer Kontakt“)
  • In diese Kontaktdaten muss zwingend die Frei/Gebucht- URL der entsprechenden Kontaktperson unter „Sonstige“ in das vorgesehene Feld eingetragen werden. Diese URL muss vorher von der Kontaktperson bekanntgegeben werden. Zu finden ist diese jeweils unter: „Startseite“ -> „Einstellungen“ -> „Kalender“ als Anwendung auswählen (siehe Bild 2 bei Navigation/Konfiguration) -> „Frei/Gebucht- Informationen“.
  • Diese hat folgende Form:
    https://mail.uni-leipzig.de/portal/kronolith/fb.php?u=username%40server1.rz.uni-leipzig.de

Sind diese Bedingungen erfüllt, kann bei Eintrag eines Termins unter „Teilnehmer bearbeiten“ der entsprechende Personeneintrag aus dem persönlichen Adressbuch ausgewählt werden und als Teilnehmer des Termins eingetragen werden. Durch die Frei/Gebucht- URL wird dann automatisch geprüft und angezeigt, ob zum entsprechenden Termin für die betreffende Kontaktperson in deren Kalender bereits Eintragungen vorliegen. Es werden nur Informationen über belegte bzw. freie Zeiten nicht aber die Inhalte der Termine angezeigt.

Bei Verwaltung mehrerer Kalender kann man unter: „Startseite“ -> „Einstellungen“ -> „Kalender“ als Anwendung auswählen (siehe Bild 2 bei Konfiguration) -> „Frei/Gebucht-Informationen“ definieren, welche Kalender durch die Frei/Gebucht- URL abgefragt werden sollen und für welchen Zeitraum.

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Anlegen weiterer Kalender

Jedem Benutzer steht ein Standardkalender zur Verfügung. Es können aber auch weitere Kalender neu angelegt werden. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

„Startseite“ -> „Kalender“ -> im rechten Bereich das Untermenü „+ Kalender“; anklicken

Dadurch öffnet sich folgendes Untermenü, wo nun „Kalender verwalten“ ausgewählt werden muss.

Jetzt gelangen Sie zur Kalenderverwaltung, wo Sie „Neuen lokalen Kalender erstellen“ auswählen.

Mit der Eingabe des Kalendernamens und ggf. noch einer zusätzlichen Beschreibung wird der neue Kalender erstellt und ist bei der Kalender-Verwaltung (Bild 8) ebenfalls mit sichtbar. Beim Anlegen neuer Termine kann nun entschieden werden, in welchem Kalender jeweils die Eintragung erfolgt.

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Gruppenfunktionen

Der Kalender kann zur Organisation von Arbeitsgruppen benutzt werden, indem ein Kalendereigentümer anderen Einblick oder sogar Schreibrechte auf einem Kalender einräumt. Es wird empfohlen, den Standardkalender nicht für andere einsehbar zu machen. Sinnvoller ist es, für solche Zugriffe weitere gruppenbezogene Kalender anzulegen. Dabei müssen für den jeweiligen Kalender die Zugriffsrechte verändert werden. Gehen Sie unter „Kalender verwalten“ (siehe Bild 7 bei Kalender anlegen) und wählen Sie den entsprechenden freizugebenden Kalender durch Mausklick auf das Schlüsselsymbol aus.

In dem neuen Fenster können Sie nun die Rechte für den Kalender ändern. Bei „Besitzer“, wo Sie als Eigentümer stehen, sollte keine Änderung erfolgen. Setzen Sie dort einen neuen Besitzer ein, haben Sie keinen Zugriff mehr auf den Kalender!

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Rechtevergabe

In der Regel wird man unter „Einzelne Benutzer“ einen bestimmten Personenkreis definieren, dem Rechte am Kalender zugewiesen werden. Diese Personen müssen einzeln in folgender Form eingetragen werden: <login>@<realer Server-Name>. Dies muss nicht mit der E-Mail-Adresse konform sein!

Beispiele:

test@server1.rz.uni-leipzig.de

tst07abc@studserv.uni-leipzig.de

mustermann@mail.informatik.uni-leipzig.de

Achtung! Für hpswifa.wifa muss bei der Rechteverwaltung server1 als Server angegeben werden! z.B.: login=max auf hpswifa.wifa wird als max@server1.rz.uni-leipzig.de mit den entsprechenden Rechten eingetragen.

Tragen Sie dazu jeden Benutzer einzeln ein, vergeben Sie individuell die Rechte und speichern den Kalender. Die möglichen zu vergebenden Rechte sind:

Zeigen

Ein Termin wird wirklich nur als entsprechender Zeitraum (16 bis 18 Uhr) im Kalender ausgewiesen

Lesen

Der Termin wird unter seinem Titel ausgewiesen. Er ist klickbar und alle zugehörigen Daten werden dabei angezeigt. Die Kombination aus „Zeigen“ und „Lesen“ sollte Standard sein, falls man seinen Terminkalender für andere Personen einsehbar machen will.

Bearbeiten

Hier können Nutzer, auch wenn sie nicht Eigentümer sind, Termine im gemeinsamen Kalender eintragen.

Löschen

Hier können Nutzer, auch wenn sie nicht Eigentümer sind, Termine aus dem gemeinsamen Kalender entfernen.

Achtung: Die Rechtevergabe bezieht sich wirklich auf den Kalender und nicht nur auf die Termine darin. D.h., wer in einem fremden Kalender zwar Schreib-, aber nicht Löschrechte besitzt, kann dort zwar Termine anlegen und modifizieren, diese aber nicht mehr daraus entfernen, sofern ihm der Eigentümer des Kalenders nicht noch zusätzlich die Löschrechte einräumt!

Wenn also für einen oder mehrere Nutzer o.g. Rechte für einen oder auch mehrere Kalender gesetzt sind, steht ein gemeinsamer Kalender zur Verfügung.

Sofern ein Gruppenkalender als seperater Kalender (neben dem Standardkalender) definiert wird (was hier ausdrücklich empfohlen ist), muss seine Anzeige explizit eingeblendet werden. Die einzelnen Kalender sind im Untermenü "Kalender" unter "Meine Kalender" (beim Eigentümer) oder unter "Gemeinsame Kalender" (bei Mitnutzung) aufgeführt und können durch Auswahl ein- bzw. ausgeblendet werden. Es handelt sich hierbei nicht um einen Umschalter zwischen Kalendern, sondern um die Option, einzelne Kalender zusätzlich zum primären Kalender ein- oder auszublenden. Damit können z.B. die Termine des Gruppenkalenders wie eine 2. Schicht über die Termine des primären Kalenders gelegt werden.

Eintragungen von Terminen in einen Gruppenkalender unterscheiden sich nicht von Termineintragungen im Standardkalender. Sofern aber der Gruppenkalender als eigener Kalender definiert wurde (oder auch wenn sonst weitere Kalender vorliegen), muss im Terminformular eine Auswahl desjenigen Kalenders getroffen werden, in den der Termin eingetragen werden soll.

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Kategorien im Kalender

Um eine besser Übersicht der verschiedenen Termine zu erhalten, können diese in einzelne Kategorien unterteilt werden. Zur Darstellung im Kalender kann nun jeder Kategorie eine bestimmte Farbe zugeordnet werden.

Beim Anlegen eines neuen Termins, kann dieser in eine bestimmte Kategorie eingeordnet werden.

Sollte die gewünschte Kategorie noch nicht existieren, legt man eine neue an, in dem als Kategorie „Neue Kategorie“ ausgewählt wird:

Für die neu erstellte Kategorie muss ein Name vergeben werden.

Nach Aktualisierung der Seite erscheinen in der Kalenderansicht (Monat/Woche/Arbeitswoche oder Tag) jeweils unter dem Kalender die Kategorien der Termine für diesen angezeigten Zeitraum. (eine oder auch mehrere Kategorien). Fehlt die Anzeige der Kategorien an dieser Stelle, können Sie diese durch folgende Einstellung einblenden:

Startseite -> Einstellungen -> Einstellungen bearbeiten für: Kalender auswählen ->Benutzeroberfläche ->Kategorie-Legende anzeigen? auswählen

Soll der Termin in einer bestimmten Farbe im Kalender angezeigt werden, ordnet man der Kategorie wie folgt eine gewünschte Farbe zu. Wird das Icon neben den Kategorien angeklickt, öffnet sich das Fenster „Kategorien und Beschriftungen“. Alle bereits angelegten Kategorien werden hier aufgelistet mit dem entsprechend eingestellten Hexadezimalcode (RGB-Methode). Um die Farbe der jeweiligen Kategorie zu ändern, gibt man entweder einen anderen Hexadezimalcode an der Stelle ein, oder man klickt auf das dahinterstehende Icon. (Mülleimer löscht die entsprechende Kategorie)

Dadurch wird das kleine Bild mit der Farbpalette geöffnet.

Mit einem Mausklick an der gewünschten Farbe wird diese der ausgewählten Kategorie zugewiesen. Ein anschließender Klick auf das Kreuz des kleinen Fensters, schließt dieses. In der Kategorie-Auflistung wird die Farbe bereits im Kästchen des Hexadezimalcodes sichtbar. Nach der Betätigung des Button „Einstellung speichern“, kann das zusätzliche Fenster, wenn in der Ausgabezeile „Ihre Einstellungen wurden gespeichert“ steht, geschlossen werden.

Der Vorgang ist damit abgeschlossen und alle Termine in der entsprechenden Kategorie werden jetzt in dieser Farbe dargestellt, sowie der Name der Kategorie in der Zeile unter dem Kalender.

Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, zuerst die einzelnen Kategorien anzulegen und farblich zu gestalten. Danach können die Termine entsprechend zugeordnet werden: 

->Startseite ->Einstellungen ->Allgemeine Einstellungen-> Kategorien und Beschriftungen

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Export/Import

Alle Kalenderdaten können mit der Export/Import Funktionalität gesichert bzw. anderen Programmen zur Verfügung gestellt werden. Beide Funktionen sind dabei in einer Maske vereint.

Export

1. Zuerst kann das Format ausgewählt werden, in dem der/die zu exportierenden Kalender gespeichert werden sollen. Das kann entweder als:

- CSV-Datei, einer Textdatei im MS Excel Stil, oder als

- iCal, einem Dateiformat speziell für Kalender/Outlook, erfolgen.

Sofern nur mit Webportal gearbeitet bzw. der Export nur als Backup verwendet wird, ist das Format nicht von Bedeutung. Wenn jedoch die Daten noch weiterverarbeitet bzw. für andere Programme als Eingabe zur Verfügung stehen sollen, dann muss man sich an die Anforderungen des jeweiligen Programmes halten.

2. Danach die bzw. den Kalender auswählen.

3. Zum Schluss kann noch entschieden werden, ob nur ein Teil oder alle Termine gespeichert werden sollen. Im Falle eines Backup empfiehlt sich &quot;Alle Termine&quot; zu markieren und nach dem Start der Funktion die Datei zu speichern und nicht mit einem externen Programm zu öffnen.

Import

Alle Daten, die mit der Export Funktion exportiert wurden, können bei Bedarf wieder in einem Kalender integriert werden.

1. Als erstes ist das Format anzugeben, in dem die Daten vorliegen (CSV - kommagetrennte Werte oder iCal).

2. Danach ist der Kalender auszuwählen in dem die Daten integriert werden sollen.

3. Zum Schluss ist die Kalenderdatei anzugeben, die integriert werden soll.

Ist der Kalender defekt oder soll der Kalender komplett mit den Daten neu erstellt werden, dann empfiehlt sich noch „Existierenden Kalender mit dem importierten ersetzen“ zu markieren.

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Beispiele zur Kalendernutzung

Da sich die Rechte, die anderen Personen zugeordnet werden können, immer auf den gesamten Kalender beziehen (nicht auf einzelne Termine), ist es ratsam einen separaten und nicht den Standard-Kalender für eine gemeinsame Nutzung zu verwenden.

Beispiel 1

Die Sekretärin kann nur frei/belegt-Zeiten im Kalender des Chefs sehen, sie sieht keine genauere Beschreibung des Termins: Dazu muss der Chef seinen Kalender der Sekretärin zugängig machen und ihr das Recht &quot;Zeigen&quot; einräumen:

Wählen Sie dazu unter -> Startseite -> Kalender -> Kalender verwalten den betreffenden Kalender aus und klicken Sie dort auf das Symbol.

Im Rechtefenster gibt der Chef bei "Einzelne Benutzer" die Sekretärin in Form von login-des-server1@server1.rz.uni-leipzig.de (entspricht nicht der Mail-Adresse) an, klickt auf das Kästchen "Zeigen" und speichert dies durch einen Klick auf "Speichern und Beenden" ab.

Die Sekretärin kann nun den Kalender des Chefs einsehen und diesen in die Ansicht ihres eigenen Kalenders integrieren oder den Chef-Kalender neben ihrem eigentlichen Kalender darstellen.

integrierte Darstellung (Standard)

Die Sekretärin blendet die Termine des Chefs in den Kalender ein, indem sie den unter "Gemeinsame Kalender" sichtbaren Kalender des Chefs anklickt.

Die eingeblendeten Termine des Chefs sind nun wie im unteren Bild für die Sekretärin sichtbar. Die Termine zeigen nur den Zeitraum an, nicht aber den Titel oder nähere Informationen dazu. Wenn nun mehrere Kalender auf diese Weise einsehbar sind, lässt sich der Termin für die Sekretärin nicht mehr einer bestimmten Person zuordnen. Hat die Sekretärin allerdings zusätzlich das Recht "Lesen" von ihrem Chef erhalten, dann werden alle Informationen des Termins angezeigt.

seperate Darstellung (nebeneinander):

In den Einstellungen für den Kalender kann die Darstellung geändert werden. Dazu muss man unter:

-> Startseite -> Einstellungen -> Einstellungen bearbeiten für: Kalender -> Benutzeroberfläche -> Gemeinsame Kalender nebeneinander anzeigen? anklicken.

Beispiel 2

Die Sekretärin soll die Termine ihres Chefs mit genauer Beschreibung im Kalender des Chefs sehen.

Hierfür muss der Chef wie unter Beispiel 1 beschrieben bei der Rechtevergabe der Sekretärin zusätzlich "Lesen" erlauben. In der Kalender-Ansicht bei der Sekretärin erscheint nun die exakte Terminbeschreibung. Eine Terminveränderung (Bearbeitung oder Löschung) ist durch die Sekretärin allerdings nicht möglich. Der Termin wird im Kalender mit dem Titel angezeigt. Geht man mit der Maus auf den Termin, werden Informationen über Zeitraum, Ort usw. sichtbar.

Bei Mausklick auf den jeweiligen Termin erscheint eine vollständige Beschreibung.

Beispiel 3

Die Sekretärin soll im Kalender des Chefs Termine neu eintragen und bestehende Termine bearbeiten können, auch das Löschen von Terminen sei ihr gestattet.

Hierfür muss der Chef wie unter Beispiel 1 beschrieben bei der Rechtevergabe der Sekretärin zusätzlich zu "Zeigen" und "Lesen" das Recht "Bearbeiten" erlauben.

Die Termine des Chefs werden jetzt bei der Sekretärin ebenso wie bei Beispiel 2 angezeigt. Wird auf einen Termin mit der Maus geklickt, wird im Fenster mit der Beschreibung des Termins der zusätzliche Reiter "Bearbeiten" mit angeboten.


Wird "Bearbeiten" angeklickt, kann die Sekretärin Änderungen des Termins vornehmen und im Kalender des Chefs abspeichern.

Beispiel 4

Die Sekretärin darf im Kalender des Chefs die Termine einsehen, bearbeiten und sogar löschen.

Hierfür muss der Chef wie unter Beispiel 1 beschrieben bei der Rechtevergabe der Sekretärin zusätzlich zu "Zeigen", "Lesen" und "Bearbeiten" auch das "Löschen" erlauben.

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Synchronisation mit Mozilla Thunderbird

Sie können alle Kalender, die Sie im Portal eingerichtet haben, auch mit Thunderbird bearbeiten. Dazu benötigen Sie die Erweiterung "Lightning", die Sie einfach über den "Add-ons-Manager" von Thunderbird installieren können. Öffnen Sie diesen über Extras->Add-ons

Starten des Add-ons-Managers

Gehen Sie in das Suchfeld "Alle Add-ons durchsuchen" und suchen Sie dort nach "Lightning".

Suchen des Lightning-Add-ons

Installieren Sie das Add-on.

Starten Sie Thunderbird danach durch Klick auf "Jetzt neu starten" neu, um die Installation des Lightning-Addons abzuschließen.

Sie können nun einen neuen Kalender erstellen. Wechseln Sie dazu zur Thunderbird-Startseite und wählen Sie dort "Einen neuen Kalender erstellen". 

Erstellen eines neuen Kalenders (Möglichkeit 1)

Alternativ wechseln Sie über "Termine und Aufgaben -> Kalender" zur Kalenderansicht und öfnen dort über einen Rechtsklick unterhalb von "Kalender" das Kontextmenü und wählen dort "Neuer Kalender".

Erstellen eines neuen Kalenders (Möglichkeit 2)

Wählen Sie „Im Netzwerk“ aus, um auf einen Portal-Kalender zugreifen zu können.

Hinzufügen eines neuen Netzwerk-Kalenders

Anschließend wählen Sie unter Format "iCalender (ICS)" aus. Bei "Adresse" tragen Sie die ICS-Adresse zum Abonnieren des jeweiligen Portal-Kalenders ein. Diese Adresse können Sie im Webmail-Portal ermitteln und über STRG-C in die Zwischenablage kopieren:

Ermitteln der ICS-Kalenderadresse über das Webmail-Portal

Eingabe der ICS-Kalenderadresse

Danach können Sie Ihrem externen Kalender einen Namen und eine Farbe zuweisen. Wenn Sie per E-Mail an anstehende Termine erinnert werden wollen, wählen Sie bei "E-Mail" noch eine E-Mail-Adresse aus, an welche die Benachrichtungen geschickt werden soll.  Klicken Sie danach  auf "Weiter", um die Erstellung des Kalenders abzuschließen. 

Zuweisen von Name und Farbe

Ihr Kalender ist nun konfiguriert und kann verwendet werden.

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Synchronisation mit MS Outlook

Sie können Ihren Standardkalender, der im Portal bereits mit Ihrem E-Mail Konto eingerichtet wurde, auch mit Outlook bearbeiten. Dazu muss Outlook diese Daten lesen und auch wieder zur Speicherung an das Portal übergeben. Benutzen Sie dafür das Programm "Funambol", welches Sie hier herunterladen können. 

Nach der Installation (wozu Sie Admin-Rechte auf dem Rechner benötigen) starten Sie dieses Programm und nehmen unter Tools/Options folgende Einstellungen vor:

Location

Studierende: https://mail.uni-leipzig.de/portal/rpc.php?server=studserv
Mitarbeiter: https://mail.uni-leipzig.de/portal/rpc.php?server=server1
Username<Ihr Uni-Login-Anmeldename> 
Password<Ihr Uni-Login-Passwort>

 

Gegebenenfalls wechseln Sie in diesem Bereich noch unter Sync, aktivieren den Scheduler und setzen unter Synchronize every das Zeitintervall, an dem eine automatische Synchronisation erfolgen soll.


Hinweise:

  1. Da "Funambol" für die Kommunikation zwischen Portal und Outlook verantwortlich ist, muss es immer gestartet sein, da sonst keine Synchronisation erfolgen kann. Es empfiehlt sich daher, einen entsprechenden Link im Autostart-Ordner anzulegen und das Programm minimiert zu starten. (Damit es nicht dauernd bei der Synchronsation hochpoppt und die Arbeit stört.)
  2. Es wird nur der Standard-Kalender bei der Synchronisation berücksichtigt.

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Bekannte Probleme mit dem Kalender

Sie können Ihren Kalender sowohl direkt im Webportal als auch über externe Programme wie z.B. Thunderbird, Sunbird, MS Outlook oder per Handy verwalten. Im Webportal stehen alle Funktionen ohne Einschränkung zur Verfügung. Bei der Nutzung von externen Programmen gibt es jedoch einige Einschränkungen, die zu beachten sind.

Verwaltung des Kalenders per Handy

Es gibt zwei Möglichkeiten, sein Handy mit dem Webportal zu synchronisieren. Die Hersteller von Handys ermöglichen über ihre mitgelieferte Software (Connectoren), die Daten mit MS Outlook auszutauschen. Von MS Outlook können diese Daten mit dem Webportal synchronisiert werden.

Die zweite Möglichkeit wird über die „SyncML" Schnittstelle realisiert. Über diese Schnittstelle ist es möglich, Ihr Handy direkt mit dem Webportal zu synchronisieren. Bitte lesen Sie in der Bedienungsanleitung Ihres Handys nach, ob diese Funktionalität unterstützt wird und wie Sie es konfigurieren müssen.

Verwalten des Kalenders mit Thunderbird/ Sunbird und MS Outlook

Ausnahmen in Serienterminen werden nicht korrekt zwischen dem Webportal und den oben genannten Programmen synchronisiert.

Beispiel: Terminserie: Täglich 8:00 bis 9:00, geplante Ausnahme: einen Termin auf 8:30 bis 9:30 verschieben.

Das Programm, in dem Sie diese Änderung eingeben (Webportal oder Thunderbird/Sunbird/Outlook), übernimmt diese ohne Probleme. Beim Synchronisieren wird ein neuer Einzeltermin (8:30 bis 9:30) erstellt. Der Serientermin (8:00 bis 9:00) bleibt unverändert. Des Weiteren kann es zu Zeitverschiebungen bei einzelnen Terminen kommen. Die Zeitverschiebung beträgt (bei den bisher bekannten Fällen) 2 Stunden. Die genaue Ursache hierfür ist bisher nicht bekannt, allerdings ist ein Zusammenhang mit der Sommer/Winterzeit Umstellung wahrscheinlich.

Hinweise zum Verwalten des Kalenders mit Thunderbird/ Sunbird

Datenverlust

Aus gegebenem Anlass möchten wir darauf hinweisen, dass es beim Beenden von Thunderbird/ Sunbird zum Verlust von Terminen kommen kann, wenn diese noch nicht mit dem Webportal synchronisiert wurden. Um dies zu verhindern empfehlen wir Ihnen, den Kalender vor Beenden des Programms manuell zu „publizieren“. So stellen Sie sicher, dass die letzten Änderungen an das Webportal übermittelt wurden.

Alarm/ Erinnerung

Es kann vorkommen, dass Thunderbird/Sunbird die Bestätigung von Terminen im Erinnerungsfenster nicht annimmt. Dies tritt nur in Einzelfällen auf. Die Ursache wird zurzeit noch untersucht. Sollte dies bei Ihnen der Fall sein, können Sie die Alarm/ Erinnerungsfunktion der abgelaufenen Termine manuell deaktivieren.

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letzte Änderung: 07.04.2015

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