Umstiegshilfen von Office XP zu 2007/2010

Umstieg von Word 2000/2003 zu Word 2007/2010

Bei einem Umstieg sind zunächst die im Standard gewohnten Formatvorlagen und die Makros mit den zugehörig definierten Tastencodes sowie die selbstdefinierten Autotexte nicht mehr verfügbar. Die Informationen waren in der Datei Normal.dot gespeichert. In Word 2007/2010 wird eine neue Vorlage Normal.dotm mit neuen Formatvorlagen installiert.
Statt der Schriften Times New Roman oder Arial wird jetzt Calibri und Cambria verwandt. Wer für neue Dateien seine gewohnten oder im Corporate Design festgelegten Vorlagen und Schriften weiter nutzen will oder muss hat folgende Möglichkeiten:

—    Umdefinieren der neuen 2010-Formatvorlagen bzgl. Schriftart, -farbe und –größe und ihrer Absatzeigenschaften, wie Zeiligkeit und Abstand vor/nach. Kopieren der Makrotexte in Word XP über Extras/Makros/Bearbeiten in eine Datei und Kopieren dieser Texte in Word 2010 über Entwicklertools/Makros/Bearbeiten. Die den Makros evtl, zugeordneten Tastenkombinationen müssen neu über
Optionen/Menüband anpassen/Tastenkombinationen/Anpassen/Kategorie Makros  zugeordnet werden.

oder
—     Im Altsystem Kopieren der "alten" Normal.dot aus dem Verzeichnis
C:\Dokumente und Einstellungen\Nutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen
und im Neusystem Einfügen in das Verzeichnis
C:\Dokumente und Einstellungen\Nutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\templates
bzw.

—     unter Word 2010 laden der alten Normal.dot und Abspeichern als "Wordvorlage mit Makros" an die angegebene Adresse.

Dazu muss man im Explorer bei Ordneroptionen/Ansicht die Schaltfläche "Alle Dateien und Ordneranzeigen" aktivieren.
Beim Befehl "Datei Neu" hat man unter "Meine Vorlagen" nun beide Vorlagen zur Auswahl. Zur besseren Unterscheidung empfiehlt sich eine Umbenennung z. B. in NormalXP.dotm neben der neuen  Normal.dotm.
Durch den Befehl Strg N wird jeweils ein neues Dokument auf Basis der Normal.dotm erzeugt. Will man auch hier den gewohnten alten Zustand erreichen, so muss man die Bezeichnungen der Dateien tauschen z. B.: Normal in Normal2010 und NormalXP in Normal.
Mit der Übernahme der Normal.dot werden auch die Autotexte übertragen, die sich unter Einfügen/Schnellbausteine/Organizer für Bausteine wieder finden. Ihre schnelle Aktivierung durch die Taste F3 funktioniert auch im neuen Office 2007/2010.

Warum zu Wordversion n+1 umsteigen?

Die meisten Anwender waren mit der Version 2003 für ihre Schreibarbeiten voll zufrieden. Der Umstieg auf Version 2007 fiel durch die neue Oberfläche  nicht leicht. Das Einspielen der alten Menüstruktur oder die Nutzung von Programmen der Art „Wo finde ich den Befehl xxx jetzt?“ haben doch viele Nutzer zur Version 2007 geführt, und im Lauf der Zeit haben die Anwender auch einige neue Leistungen schätzen gelernt.<br/> Für „Normalnutzer“ seien einige markante Leistungen der neuen Versionen aufgelistet:

Word 2007:

+ Assistent Karl Klammer fehlt
+ Datenausgabe im PDF-Format  ist möglich
+ Vorschau beim Einsatz von Formatvorlagen
+ Suche kann alle Fundstellen farbig hervorheben

- Hilfestellung ist aufdringlich und z. T. störend
- neue zusätzliche Tastencodes für Befehle

Word 2010

+ Screenshots lassen sich erzeugen und einfügen
+ Drehen von Textfeldern samt Inhalt möglich (für Prospekte)
+ Bild freistellen erlaubt es, Bildteile auszuschneiden
+ Bildbearbeitungsmöglichkeiten sehr erweitert

- Seitenansicht erst über Druckaufruf

 Word 2013

+ PDF lässt sich lesen und bearbeiten
+ Am Touchscreen besser bedienbar
+ Führungslinien erleichtern das Platzieren von Grafiken

- Oberfläche in weiß wenig kontrstreich

 

Umstiegshilfe von Office 2003 zu Office 2007/2010

Microsoft bietet zu den Office-2003-Bestandteilen sehr nützliche Programm als Umstiegshilfe an: Man sucht seinen Befehl in den gewohnten 2003er Menüs und erhält als Reaktion das entsprechende Bild unter Office 2007 mit Anzeige des neuen Schaltfeldes in der zugehörigen Multifunktionsleiste.

Da der Oberflächenaufbau zwischen Office 2007 und Office 2010 sehr ähnlich ist – Ausnahme der Office-Button Datei im Menüband von 2010– kann das Programm auch für Nutzer von Office 2010 hilfreich sein.

Zum Erproben oder Abspeichern = Kopieren klicken Sie hier:

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Grafiken aus Office 2007 oder 2010-Dateien kopieren

In Office 2003 konnte man bislang die in Word-Dokumenten, Excel-Tabellen oder PowerPoint-Päsentationen enthaltenen Grafiken im jeweiligen Programm markieren und über die Zwischenablage in ein Grafikprogramm einfügen und dann separat abspeichern.

Mit dem neuen docx- bzw. xlsx- bzw. pptx- Format unter Office 2007 oder Office 2010 gibt es eine andere, eventuell weniger aufwändige,  Möglichkeit, die Bilddateien zu separieren:

Man tauft den Dateityp in .zip um (es kommt eine Warnung, dass die Datei möglicherweise unbrauchbar wird) und lässt diese ZIP-Datei entpacken. Nun findet man in der Entpackungsliste die emf- bzw. wmf- oder auch  jpeg-Dateien.

Nach dem Kopieren und Abspeichern sollte man natürlich das Rückumtaufen der zip-Datei nicht vergessen, um die eigentliche Anwendung weiter nutzen zu können. Es kommt wiederum die Warnung, dass die Datei bei einem falschen Dateityp möglicherweise unbrauchbar wird!

Mehrere Excel-Versionen problemlos parallel auf einem Computer einsetzen

Wer verschiedene Excel-Versionen auf einem Rechner benötigt, kann diese grundsätzlich auch parallel installieren. Das ist sinnvoll, wenn Sie beispielsweise zu Testzwecken verschiedene Excel-versionen benötigen oder es Tools oder Programme gibt, die nur in bestimmten Versionen mit dem Rest der IT zusammenarbeiten.

Damit das fehlerfrei funktioniert, sollten Sie die Reihenfolge der Installation beachten. Gehen Sie dabei chronologisch vor und beginnen Sie mit der ältesten Version.

Ärgerlich ist beim Parallelbetrieb mehrerer Excel-Versionen, dass sich jede Version während des Startvorgangs beim System für Arbeitsmappen registrieren möchte. Das hat zur Folge, dass der Windows Installer jeden Start von Excel mit einer nervenden Dialogbox begleitet. In vielen Fällen wird sogar die Installations-CD oder -DVD verlangt.

Mit einer kleinen Anpassung der Windows Registry schalten Sie die Dialogbox und die CD-Anforderung dauerhaft ab. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Rufen Sie den Registrierungs-Editor auf. Dazu klicken Sie in Windows 7 und Windows Vista auf die Start-Schaltfläche und geben den Text "regedit" (ohne Anführungszeichen) in das Feld PROGRAMME/DATEIEN DURCHSUCHEN ein. Daraufhin wird der Registrierungs-Editor gestartet. Beim Einsatz von Windows XP klicken Sie auf die Start-Schaltfläche, wählen das Kommando AUSFÜHREN und geben dann "regedit" (ohne Anführungszeichen) ein.<//span>
  2. Excel startet den Registrierungs-Editor. In diesem Editor suchen Sie den folgenden Abschnitt:
     
    HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Excel\Options
     
    Der Begriff „x.0“ steht für „15.0“ bei Excel 2013, „14.0“ bei Excel 2010, „12.0“ bei Excel 2007, „11.0“ bei Excel 2003, „10.0“ bei Excel 2002/XP und „9.0“ bei Excel 2000. Die folgende Abbildung zeigt den entsprechenden Abschnitt im Registrierungs-Editor <//span>
  3. Klicken Sie links im Registrierungs-Editor mit der rechten Maustaste auf OPTIONS.<//span>
  4. Im erscheinenden Kontextmenü wählen Sie den Befehl NEU und im verzweigenden Menü DWORD-WERT. <//span>
  5. Auf der rechten Seite des Editors wird daraufhin ein neuer Wert angelegt. Nennen Sie diesen „NoReReg“ (ohne Anführungszeichen).<//span>
  6. Auf dem neuen DWORD-Schlüssel „NoReReg“ führen Sie einen Doppelklick aus.<//span>
  7. In der erscheinenden Dialogbox tragen Sie in das Feld WERT die Zahl 1 ein. <//span>
  8. Die Festlegung des neuen DWORD-Werts bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK.<//span>

Die beschriebene Einrichtung eines neuen DWORD-Werts wiederholen Sie für jede auf Ihrem Rechner installierte Excel-Version.

Wenn Sie anschließend eine der verschiedenen Excel-Versionen aufrufen, sorgt der jeweilige Registry-Eintrag „NoReReg“ dafür, dass weder die störende Dialogbox noch eine CD-Anforderung angezeigt wird.

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Screenshots

Bekannteste Möglichkeit zur Erzeugung einer Bildschirmkopie ist im Windows-Betriebssystem die Drucktaste. Es wird ein Abbild des aktuellen Bildschirms in die Zwischenablage kopiert, das man in die Zieldatei einfügen kann. Braucht man von der eingefügten Kopie nur einen Ausschnitt, so muss man den Ausschnitt nach dem Einfügen in der Zielanwendung dort beschneiden (wenn es die Zielanwendung gestattet). Die Tastenkombination Alt + Druck liefert dagegen das Bild der aktuellen Anwendung.

Ab Windows Vista steht standardmäßig das Programm "Windows Snipping Tools" zur Erzeugung von Bildschirm-Ausschnitten  zur Verfügung.

Sie können folgende Arten von Ausschnitten erfassen:

  • Freies Ausschneiden: Zeichnen Sie mit der Maus eine beliebige Form um ein Objekt.
  • Rechteckiges Ausschneiden: Ziehen Sie den Cursor um ein Objekt, um ein Rechteck zu bilden.
  • Fenster ausschneiden: Wählen Sie ein Fenster aus, z. B. das Browserfenster oder ein Dialogfeld.
  • Vollbild ausschneiden: Erfassen Sie den gesamten Bildschirm.

Dazu klicken Sie im Snipping Tool auf den Pfeil neben der Schaltfläche Neu, wählen die Art des gewünschten Ausschnitts aus, und wählen dann den Bereich des Bildschirms aus, den Sie erfassen möchten. Der Ausschnitt wird automatisch in das Fenster des Snipping Tools kopiert.

Als Konkurrenz stehen ab Office 2010 auch in Word, Excel, Powerpoint und Outlook Befehle zum Erzeugen von Bildschirmkopien oder Ausschnitten bereit. Im Register Einfügen findet man in der Gruppe Illustrationen den Befehl Screenshot, der alle derzeit im Hintergrund geöffneten Programmfenster anbietet außer dem Programmfenster, aus dem der Befehl aufgerufen wurde. Fenster, die zurzeit in der Taskleiste abgelegt (minimiert) sind, erscheinen ebenfalls nicht in dieser Liste. Nachdem man mit einem Klick eine Miniaturansicht ausgewählt hat, wird das Bild des Fensters sofort in die aktuelle Datei eingefügt.

Wählt man den Unterbefehl "Bildschirmausschnitt", so wird das erste Fenster im Katalog angezeigt und man kann mit dem Maus-Fadenkreuz einen Ausschnitt aufziehen, der dann als Screenshot eingefügt wird. Um einen Ausschnitt aus einem bestimmten Fenster zu erzeugen schließe/minimiere man vorher die anderen Fenster im Hintergrund. 

(Anregung zum Tipp durch www.experto.de/b2b/office/)

letzte Änderung: 28.01.2016

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